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Verhandlung der Finanzhilfevereinbarung

Verhandlungen der Finanzhilfevereinbarung

Nach der Begutachtung der Projektvorschläge erstellt die Kommission eine Liste der Projekte, die zur Förderung vorgeschlagen werden und tritt mit diesen Konsortien umgehend in die Verhandlung zum Abschluss der Finanzhilfe- vereinbarung. Für die Vorbereitung der Verträge müssen die Konsortien Formblätter (Grant Agreement Preparation Forms - GPFs) mittels eines Online-Tools NEF ausfüllen. Die Vertragsverhandlungen werden über das Teilnehmerportal (Participant Portal) der KOM abgewickelt und zu einem bestimmten Zeitpunkt werden für den Koordinator eines Konsortiums die Formulare und die Online-Tools frei geschaltet.

Die folgenden vier grundlegenden Punkten bieten einen schnellen Einstieg zu dem Thema "Vertragsverhandlungen":

I. Gegenstand der Vertragsverhandlung

Themen der Vertragsverhandlungen können u. a. sein:

  • Technische Inhalt des Projekts/Arbeitspakete (Annex I)
  • Teilnehmer (GA Art.1)
  • Dauer und Beginn des Projekts (GA Art. 3)
  • Berichtsperioden (GA Art. 4)
  • Budget (in der Praxis kaum Spielraum) (GA Art. 5)
  • Vorfinanzierung (GA Art. 6)
  • Sondervereinbarungen ("special clauses") (GA Art. 7)

II. Ablauf der Vertragsverhandlung

Die Vertragsverhandlungen werden elektronisch über das Teilnehmerportal (Participant Portal) abgewickelt. Dazu schaltet die Kommission das Verhandlungstool (NEF) für das jeweilige Projekt in der Benutzermaske des Koordinators frei. Der Koordinator wird nun aufgefordert, die notwendigen Daten für den Vertragsabschluss in die Vertragsformulare (Grant Agreement Preparation Forms (GPF)) einzutragen bzw. zu ergänzen. Sobald dieses geschehen ist, überprüft der zuständige Project Officer die Daten und kann ggf. eine neue Verhandlungsrunde eröffnen, falls noch Informationen fehlen sollten. Sobald die Verhandlungsrunden abgeschlossen sind, müssen die GPFs ausgedruckt und von jedem Partner unterschrieben werden. Der Koordinator schickt diese dann postalisch an die Kommission.

Während der Verhandlung ist es nicht möglich, die rechtlichen und finanziellen Informationen der Organisation im Verhandlungsformular NEF zu ändern. Änderungen der Daten sind über den LEAR vorzunehmen, was den Abschluss der Verhandlungen verzögern kann.

III. Abschluss der Finanzhilfevereinbarung

Die Finanzhilfevereinbarung wird abgeschlossen, indem der Koordinator (d. h. die koordinierende Einrichtung, vertreten durch eine zeichnungsberechtigte Person) sowie die Kommission diese unterzeichnen. Die weiteren Partner des Konsortiums treten der Finanzhilfevereinbarung mittels Formblatt A (Annex IV der Finanzhilfevereinbarung), welches vom Koordinator und den jeweiligen Partnern unterschrieben wird, förmlich bei.

IV. NEF (Negotiation Forms)

NEF steht für "Negotiation Form Facility". Dahinter verbirgt sich ein interaktives Online Tool (ähnlich SEP für die Antragstellung), das zum Ausfüllen der Vertragsformulare (Grant Agreement Preparation Forms - GPFs) dient.

Diese GPF sind Standardformulare der Kommission, die im Rahmen der Verhandlungen zur Finanzhilfevereinbarung mit diversen Informationen wie Verwaltungs- und Finanzdaten der Partner gefüllt werden. Die Formulare sind teilweise mit den von der PIC hinterlegten Daten bereits vorausgefüllt und bedürfen nur noch der Überprüfung und Ergänzung.

NEF ist komplett mit der PDM-URF Datenbank im Teilnehmerportal synchronisiert. Das bedeutet, dass die offiziellen Einrichtungsdaten in den Vertragsformularen nur noch durch den LEAR (Legal Entity Appointed Representative) über die PDM-URF-Datenbank geändert werden können, falls es zu Unstimmigkeiten bei den in den GPFs vorausgefüllten Formularen kommen sollte. 

 

Weitere Informationen finden Sie im Leitfaden der Kommission zu den Vertragsverhandlungen (Negotiation Guidance Notes for Coordinators).

Kontakt

  • Nicole Schröder

    • PT-DLR, EU-Büro des BMBF
    • Heinrich-Konen-Str. 1
    • 53227 Bonn
    • Telefonnummer: 030 / 67055-788
    • E-Mail-Adresse: nicole.schroeder@dlr.de
    • Homepage: http://www.eubuero.de/ruf.htm
  • Alexandra Burgholz

    • PT-DLR, EU-Büro des BMBF
    • Heinrich-Konen-Straße 1
    • 53227 Bonn
    • Telefonnummer: 030 / 67055-737
    • E-Mail-Adresse: alexandra.burgholz@dlr.de
    • Homepage: http://www.eubuero.de/ruf.htm
  • Liane Lewerentz

    • PT-DLR, EU-Büro des BMBF
    • Heinrich-Konen-Str. 1
    • 53227 Bonn
    • Telefonnummer: 0228 / 3821-1652
    • E-Mail-Adresse: liane.lewerentz@dlr.de
    • Homepage: http://www.eubuero.de/ruf.htm
 

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