Das 7. EU-Forschungsrahmenprogramm ist am 31.12.2013 ausgelaufen. Diese Seite dient lediglich zur Information und wird nicht mehr aktualisiert. Informationen zu Horizont 2020, dem neuen EU-Rahmenprogramm für Forschung und Innovation, finden Sie unter www.horizont2020.de.
Tipps für eine erfolgreiche Antragstellung

Tipps für eine erfolgreiche Antragstellung

 

Zeitrahmen

Die Vorbereitungen für einen EU-Antrag beginnen im Idealfall bereits mindestens sechs Monate vor Erscheinen des Ausschreibungstextes im Amtsblatt der EU. Die geplanten Ausschreibungstermine können der "Roadmap" eines jeden Arbeitsprogramms entnommen werden, eine vorausschauende Planung ist dem entsprechend über längere Zeiträume möglich.

Informationsmaterialien

Neben Gesprächen mit Experten steht vor allem die Zusammenstellung und Nutzung der notwendigen Informationsmaterialien im Vordergrund der Vorbereitungen zur Antragstellung. Zu jeder Ausschreibung werden, ggf. unterschieden nach dem gewählten Förderinstrument, spezifische Materialien von der Kommission veröffentlicht. Die Inhalte der Informationspakete können im Rahmen des Internetangebotes von CORDIS und über das Angebot der deutschen NKS abgerufen werden. Antragsteller sollten unbedingt überprüfen, ob Informationspakete, die z. T. von der Kommission in gedruckter Form vorliegen, alle notwendigen Dokumente enthalten. Für die Antragstellung sollte neben dem Arbeitsprogramm und dem aktuellen Ausschreibungstext des jeweiligen Programmbereichs auch der Leitfaden für Antragsteller und das Evaluierungshandbuch zur Verfügung stehen. Darüber hinaus stellen der Mustervertrag sowie Dokumente zum gewählten Förderinstrument und zu den Finanzierungsregeln unverzichtbare Informationsquellen dar. 

Gespräche mit Experten

Bereits in der ersten Sondierungsphase eines Projektes sollte das Gespräch mit Experten zum Rahmenprogramm gesucht werden. Zu denen gehören auf regionaler Ebene Berater zum Forschungsrahmenprogramm an Hochschulen und Forschungseinrichtungen ("EU-Referenten"), auf nationaler Ebene die Vertreter der Nationalen Kontaktstellen (NKS) sowie anderer Beratungsstrukturen und international gesehen z. B. Vertreter der Europäischen Kommission. Darüber hinaus kann versucht werden, sich mit Personen auszutauschen, die bereits als Gutachter von Projektanträgen in Brüssel tätig gewesen sind oder die sich als Antragsteller erfolgreich an Projekten im Rahmenprogramm beteiligt haben. Neben der Weitergabe von Standardinformationen können sich Antragsteller von diesen Experten auch Hinweise erhoffen, die über die allgemein erhältlichen Informationen hinaus gehen und insbesondere aus der zum Teil langjährigen Erfahrung im Beratungsbereich resultieren.

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Projektkoordination und Management

 Exzellenznetze und Integrierte Projekte stellen per Definition hohe Anforderungen an einen Koordinator bzw. ein Managementteam, da der Managementaufwand nicht nur mit der Anzahl der Projektpartner proportional ansteigen kann, sondern weil dem Konsortium weitreichende Verantwortlichkeiten übertragen werden. Diese reichen von der finanziellen und administrativen Abwicklung (inkl. Audits) über die wissenschaftlich-technische Koordinierung und IPR-Management bis zur Durchführung von Unterausschreibungen. Fragen der Ethik sowie zu Thematiken der Chancengleichheit müssen Berücksichtigung finden. Jedoch sollten Antragsteller sich von den komplexen Anforderungen nicht abschrecken lassen und pro-aktiv an diesen Aspekt ihrer Projektplanung herangehen. Ein klar konzipiertes Managementkonzept mit eindeutigen Entscheidungsstrukturen wird im Antrag nicht nur erläutert, um damit bei den Gutachtern einen guten Eindruck zu machen; viel mehr müssen sich in ihm die Prinzipien manifestieren, die das Konsortium nicht nur für die Umsetzung des Projektes vorsieht, sondern die sowohl praktikabel als auch dem Projekt angemessen sind. Ein Konsortium kann externe Experten in der Funktion eines Beratungsgremiums (auch "Beirat") hinzuziehen; die Einbindung solcher Gremien, in denen z.B. Nutzer und/oder Industrievertreter regelmäßig über den aktuellen Zwischenstand der Projektarbeit mit den Durchführenden diskutieren, kann für ein Konsortium sehr hilfreich sein. Darüber hinaus ist eine Erläuterung von Mechanismen zur Informationsweitergabe (z.B.durch Websites, Newsletter und regelmäßige Treffen)innerhalb eines Konsortiums ebenso wichtig wie klare Absprachen unter allen Partnern bezüglich Schutz, Verbreitung und Nutzung der "Intellectual Property Rights " (IPR). Diese Absprachen werden von allen Partnern im Konsortialabkommen festgelegt, welches auch die projektinternen Pflichten der Partner bezüglich der Erstellung von Berichten regelt.

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Formale Kriterien für einen guten Antrag

Formale Aspekte:
Anträge, die die Mindestanforderungen nicht erfüllen, unvollständig sind oder die Einreichungsfrist versäumt haben, werden von der Evaluierung ausgeschlossen und aus rein formalen Gründen abgelehnt. Auf folgende elementare Punkte sollte daher geachtet werde:

• Eingang des Antrag vor Ablauf der Einreichungsfrist (bei Einreichung per Post zählt nicht der Poststempel sondern ausschließlich das Datum des Eingangs)

  • Korrekte Einreichungsadresse
  • Benutzung aktueller Antragsformulare für den jeweiligen Maßnahmentyp
  • Vollständigkeit der Antragsunterlagen
  • Mindestpartnerzahl wird erfüllt und liegt idealerweise deutlich über der Mindestanforderung
    Anträge müssen im 6. Rahmenprogramm nicht mehr unterschrieben werden!

wissenschaftlich-technologischer Inhalt:

Ein elementarer Bestandteil des Antrags sind die Erläuterungen zum wissenschaftlich-technologischen Inhalt des Projektes. Dieser muss sich eng an den Zielen und Inhalten der Ausschreibung orientieren und kann - ohne komplette Passage zu übernehmen - die Terminologie aus dem Ausschreibungstext und/oder dem Arbeitsprogramm aufgreifen. Die Fragestellungen und Zielsetzungen des Projekts sollten in diesem Teil klar und präzise definiert und die innovativen Aspekte betont weren. Ethische und sozio-ökonomische Implikationen sollten wo relevant berücksichtigt werden.

Bei Integrierten Projekten und Gezielten Spezifischen Projekten (STREPs) müssen die konkreten Ergebnisse, die aus dem Projekt zu erwarten sind dargestellt werden (z. B. Produkte, Verfahren, Dienstleistungen, Patente, Prototypen, Methoden, Techniken, Statistiken, wissenschaftliche Daten, Veröffentlichungen, Veranstaltungen etc.). Im Arbeitsplan muss das Konsortium die Aufgabenverteilung und das Zusammenspiel der einzelnen Partner erläutern (z. B. anhand von PERT- oder Gantt-Diagrammen). Hier sollte die Struktur der Projektplanung transparent und die inhaltliche und strukturelle Verknüpfung der einzelnen Teile des Gesamtprojektes miteinander deutlich werden. Verschiedene Etappen eines Projektes, z. B. das Erreichen bestimmter Ziele oder Lieferleistungen, werden ebenfalls im Projektplan eingezeichnet und dienen nicht nur dem Konsortium zur strukturellen Ordnung der Projektarbeit, sondern in der Evaluierungsphase ebenso den Gutachtern dazu, die Umsetzungspläne des Konsortiums nachzuvollziehen und zu beurteilen. Somit erleichtert ein übersichtlicher, eindeutiger und nachvollziehbarer Arbeitsplan insbesondere die Arbeit der Gutachter. Diese Aspekte greifen dann auch in dem Teil des Antrags, in dem die Projektpartner zum einen und das Management des Projektes zum anderen vorgestellt werden. Die Vorstellung jedes Projektpartners sollte eine Übersicht über alle an der Projektarbeit beteiligten Personen des jeweiligen Forschungsteams, eine Erläuterung der Fachkenntnisse und Erfahrungen, Publikationshinweise sowie Details zu Infrastruktur und Etat des jeweiligen Partners zur Verfügung stellen. Zu beachten ist, dass die Darlegung der Expertise der beteiligten Partner eng am jeweiligen Projekt erfolgt und ebenfalls erläutert werden sollte, wie bestehende Fachkenntnisse effizient in der Projektarbeit genutzt werden. Auch sollte deutlich hervorgehoben werden, welche Methoden oder Verfahren genutzt sowie auf welche Ressourcen/ Infrastrukturen zurückgegriffen werden kann.

Layout und Struktur des Antrags:

Der wissenschaftlich-technologische Inhalt steht im Vordergrund einer Begutachtung. Dennoch können auch die Form, Struktur sowie sprachliche Aspekte einen großen Einfluss auf die Gutachter haben und sollten deshalb auf keinen Fall außer acht gelassen werden. Im Leitfaden für Antragsteller finden sich nicht nur Hinweise zu den inhaltlichen Anforderungen eines Antrags, sondern ebenfalls zu äußerlichen Aspekten wie z. B. der Struktur oder der Länge einzelner Kapitel. Die Strukturierung und das Layout des Antrags bieten dem Antragsteller die Chance, den Gutachtern die Durchsicht des Antrags zu erleichtern und so einen positiven Einfluss auszuüben:

  • Kurze Absätze
  • Aufzählungslisten
  • Hervorheben von Schlüsselbegriffen durch Fett- oder Kursivdruck
  • illustrierende Diagramme und/oder Tabellen
  • Vermeiden von wortreichen Erläuterungen

Sprache:

Auch die Sprache spielt bei der Evaluierung des Antrags eine sehr wichtige Rolle. Obwohl es möglich ist, einen Antrag in jeder der offiziellen Amtssprachen der EU einzureichen, sollten Anträge in jedem Fall auf englisch eingereicht werden. Von Vorteil kann es sein, wenn ein Muttersprachler, der nicht unbedingt an der Antragstellung beteiligt gewesen sein muss, den Text auf seine Verständlichkeit sowie auf Fehler überprüft. Kein Antrag wird aufgrund sprachlicher Unzulänglichkeiten abgewiesen werden, doch erleichtert eine fehlerfreie Darstellung der Inhalte den Gutachtern die Antragsdurchsicht und hilft, Missverständnisse zu vermeiden. Wichtig sind hier insbesondere:

  • korrekte und leicht verständliche englische Sprache
  • klare und präzise Formulierung
  • Vermeidung von Redundanzen
  • schlagkräftiger und selbsterklärender Titel
  • leicht merkbares Akronym
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Kontakt

  • Monika Schuler

    • PT-DLR, EU-Büro des BMBF
    • Heinrich-Konen-Str. 1
    • 53227 Bonn
    • Telefonnummer: 0228 / 3821-1633
    • E-Mail-Adresse: monika.schuler@dlr.de
    • Homepage: http://www.eubuero.de
 

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